27 มิถุนายน 2566: อาจารย์ไมตรี บุญขันธ์ วันนี้กับ..🌿🎉🎊 “การใช้เครื่องมือวิเคราะห์กระบวนการทำงานเพื่อการปรับปรุงงาน” ..🌷✌💓
ในโลกการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบัน องค์กรต่างๆมุ่งแสวงหาแนวทางการบริหารจัดการที่จะสามารถตอบโจทย์ทางด้านการแข่งขันได้ ทั้งเรื่องคุณภาพ ต้นทุน และระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินงานจนถึงการส่งมอบ โดยเฉพาะการพัฒนาแนวความคิดของ “คน” หรือพนักงาน ให้มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ในระดับสูงสุดหรือการทำงานแบบมืออาชีพ ดังนั้นการทำงานอย่างมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนให้การทำงานของคนในองค์กรในทุกระดับชั้น บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นที่ยอมรับของคนที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งจะส่งผลทำให้องค์กรมีการเติบโตก้าวหน้าได้อย่างรวดเร็ว ผ่านการการวางแผนปฏิบัติการ ที่มีประสิทธิภาพ
เครื่องมือที่มีมาเป็นชุดใหม่ที่ใช้สำหรับ “การใช้เครื่องมือวิเคราะห์กระบวนการทำงานเพื่อการปรับปรุง” เพื่อให้ได้วิธีการทำงานที่ตรงกันชัดเจนเป็นรูปธรรม นำมาแก้ปัญหาทางด้านเทคนิค ตามขั้นตอนของวงจรในการบริหาร (Wheel of P-D-C-A) โดยเริ่มตั้งแต่การระบุปัญหา การหาสาเหตุ การตั้งเป้าหมาย รวมถึง ตรวจติดตามผลการแก้ปัญหา ช่วยให้เกิดแนวความคิด วางแผนการแก้ไข ได้อย่างเป็นระบบ ประกอบด้วย
1. แผนภูมิการจัดกลุ่มความคิด (Affinity Diagram) ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เป็นคำพูด ความรู้สึกจากผู้ที่เกี่ยวข้อง นำมาจัดเป็นหมวดหมู่ เพื่อแยกกลุ่มของข้อมูลไว้สำหรับการนำมาวิเคราะห์ในขั้นต่อไป โดยตั้งคำถามว่า “ทำไม” “เพราะอะไร” จึงเกิดปัญหาดังกล่าวขึ้นในองค์กร (ทำไมถึงไม่บรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย?)
2. แผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ (Relation Diagram) หลังจากจัดกลุ่มข้อมูล (Affinity Diagram) แล้ว ผู้บริหารควรมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่ต้องการจะแก้ไข/ป้องกันเพื่อใช้ในการวางแผนเชิงรุก และเชื่อมโยงกลุ่มข้อมูลที่ได้จากการจัดกลุ่มความคิด (Affinity Diagram) แต่ละกลุ่มแต่ละความคิด แสดงข้อมูลที่เป็นเหตุ-ข้อมูลที่เป็นผลและเชื่อมโยงจนกระทั่งทราบถึงต้นตอหรือสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา (Root Causes) เพื่อนำไปหาแผนงานแนวทางหรือวิธีการป้องกันปัญหาให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมายต่อไป
3. แผนภูมิต้นไม้ตัดสินใจ (Tree Diagram/ Decision Tree) ใช้เพื่อหาแนวทางแก้ไขป้องกัน ในรูปของแผนงานหรือวิธีการ โดยตอบคำถามว่า “ทำอย่างไร” เพื่อมุ่งสู่วัตถุประสงค์/เป้าหมายที่อยากเป็น โดยการมุ่งเน้นไปที่ต้นตอหรือสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาจากแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ (Relation Diagram)
4. แผนภาพทางเลือกตัดสินใจ (Process Decision Program Chart) เป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยหาแนวทางซึ่งอาจเป็นแผนงาน/มาตรการ/วิธีการ โดยมุ่งเน้นไปยังอุปสรรคที่น่าจะมีโอกาสเกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมายที่กำหนดไว้ เมื่อทราบถึงทุกอุปสรรคในกระบวนการก็สามารถหาแนวทางในการขจัดอุปสรรคทุกประเภทที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต คล้ายกับการมีแผนปฏิบัติการฉุกเฉินรองรับไว้เผื่อสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือความไม่แน่นอนที่จะเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ทำให้องค์กรมีความมั่นใจต่อการเผชิญกับ
5. แผนภูมิลูกศร (Arrow Diagram) เป็นการวางแผนงานที่มีการกำหนดกิจกรรม ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา และลำดับก่อนหลังของแต่ละกิจกรรมว่ากิจกรรมใดควรทำก่อน-หลัง เพื่อที่จะบริหารโครงการหรือแผนงานให้บรรลุเป้าหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนดไว้ และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
การวางแผนปฏิบัติการเพื่อความสำเร็จ จึงมีความสำคัญอย่างมาก ต่อการบริหารจัดการงานประจำวันและที่เป็นโครงการ เพื่อทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล ได้ตรงตามเป้าหมาย ทั้งด้านปริมาณ และคุณภาพ ด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด การรู้จักวางแผนและจัดสรรเวลาในการทำงานอย่างถูกต้องเหมาะสม ซึ่งไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นผู้บริหารเท่านั้นที่จะสามารถทำได้ ทุกคนก็สามารถทำได้เพียงแต่ต้องมีหลักการที่ถูกต้องที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มหาศาลกับการจัดการงานประจำวัน และการบริหารหลักขององค์กร
